В этой статье рассматривается реальная стоимость обработки бумажных счетов-фактур, исследуются различные альтернативы электронной коммерции и предлагается гибкое и инновационное решение для РЕАЛЬНОГО мира.
Вход
Большинство компаний управляют довольно жестко. Типичная производственная компания могла бы оптимизировать расходы на персонал, сократить общие административные расходы, установить и настроить производственных партнеров в Китае и, возможно, начать продавать товары и услуги через Интернет. Они усердно работали, чтобы оставаться конкурентоспособными, и гордятся своими достижениями… так и должно быть.
Но зайдите в любой бизнес, большой или малый, и вы все равно обнаружите, что команда бухгалтеров занимается обработкой бумажных счетов. Хорошо, некоторые крупные организации вложили значительные средства в инициативы электронного бизнеса, программное обеспечение для управления документами, электронные торговые площадки или, возможно, EDI (электронный обмен данными); но когда вы копаете немного глубже, вы все еще видите бумажные счета-фактуры, прокрадывающиеся через заднюю дверь. Часто проблему создают мелкие поставщики и покупатели. Они не могут и не хотят вкладывать тысячи фунтов стерлингов в новые технологии и бизнес-процессы. У них нет объема, денег или желания заставить это работать. Мы все согласны с тем, что в наши дни в моде обработка бумажных счетов, но как создать стратегию для работы в реальном мире?
малыш
Вот в чем проблема: нам нужно решение для электронного бизнеса, которое может работать с нашими крупнейшими поставщиками, но нам также нужно решение для электронного бизнеса, которое может работать с «Маленьким парнем», компанией из 5 сотрудников, обслуживающей Sage Line 50.
Что здесь?
Прежде чем мы решим, что делать дальше, нам нужно рассмотреть, какие методы выставления счетов уже доступны. Итак, давайте рассмотрим плюсы и минусы каждого. Приведенная ниже таблица не является окончательным руководством, а скорее способом рассмотреть каждый вариант и его пригодность для «маленького парня».
Отправка бумажных счетов
Стоимость доставки: высокая — 0,50 фунта стерлингов или более за счет.
Стоимость обработки: высокая — все называют разные суммы, но от 10 до 20 фунтов стерлингов для обработки счета — это немного.
Плюсы/минусы: Любой может выставить бумажный счет. Простая настройка с минимальными требованиями к технологии. Не экологично — стоимость бумаги, стоимость печати и почтовые расходы. Затраты на обработку высоки, а автоматизация сложна.
РЕДАКТИРОВАТЬ
Стоимость отправки: Низкая, но может взиматься комиссия за транзакцию.
Стоимость обработки: Низкая – > 1 фунта стерлингов за счет
Плюсы/минусы: Автоматизировано. Использование согласованного стандарта. Некоторые затраты на установку связаны как с технологиями, так и с человеческим участием. Текущие сборы.
XML-файлы электронной почты или FTP
Стоимость отправки: Низкая — никаких комиссий за транзакцию (электронная почта бесплатна).
Стоимость обработки: Низкая -> 1 фунт стерлингов за счет.
Плюсы/минусы: простая автоматизация и отсутствие комиссий за транзакции. Высокая стоимость установки с точки зрения как технологии, так и человеческого участия. Какую XML-схему вы используете? Возможно, вам потребуется поддерживать несколько схем.
Электронная почта или FTP в формате CSV, текст ASCII или других форматах структурированных данных
Стоимость отправки: Низкая — никаких комиссий за транзакцию (электронная почта бесплатна)
Стоимость обработки: Низкая – > 1 фунта стерлингов за счет
Плюсы/минусы: простая автоматизация и отсутствие комиссий за транзакции. Низкая стоимость технологии для отправителя, но получатель несет расходы на обработку. Менее надежен, чем XML.
Интернет-портал
Стоимость доставки: низкая.
Стоимость обработки: Низкая – > 1 фунта стерлингов за счет
Плюсы и минусы: после настройки процесс можно автоматизировать, и большие объемы могут обрабатываться автоматически. Он может быть написан на заказ, что влечет за собой высокую плату за настройку и обслуживание.
Бюро перевода данных
Стоимость доставки: низкая
Стоимость обработки: Низкая – > 1 фунта стерлингов за счет
Плюсы/минусы: Простота установки – эту работу делает кто-то другой! Обычно взимается плата за установку и часто небольшая комиссия за транзакцию.
Жизнь с бумагой
Один из способов — принимать вещи такими, какие они есть, и принимать бумажные счета-фактуры. Другими словами, собирайте информацию с бумаги и делайте ее доступной для вашей системы AP (система счетов к оплате). В последние годы много времени и усилий было посвящено совершенствованию программного обеспечения для управления документами и технологий, лежащих в основе программного обеспечения для сканирования и распознавания. Целью этого программного обеспечения является надежное преобразование бумажного документа в электронный текст. Этот тип системы сочетает в себе технологию OCR (оптическое распознавание символов) и контекстную логику, которая ищет ключевые слова в документе и объединяет их с данными заголовка документа. Например, когда встречается слово «Дата», наиболее близкими данными обычно является поле даты. Обладая этими знаниями, вы можете предсказать вероятные форматы и возможные значения только что захваченного поля и автоматически отклонить некоторые возможные результаты OCR (например, значение месяца никогда не превысит 12). Комбинируя такие технологии, как искусственный интеллект, несколько механизмов OCR и контекстную/нечеткую логику, эти системы обеспечивают лучшие результаты по сравнению с использованием фиксированных шаблонов OCR, при этом некоторые поставщики заявляют о степени распознавания символов, превышающей 90%. Однако они дороги в покупке и часто сложны в настройке и настройке. Многие используют базу знаний, которую необходимо изучить, чтобы распознавать типы счетов, которые они получают. Независимо от того, сколько усилий вы приложили к внедрению программного обеспечения для управления документами, ни одна система не является точной на 100%, и ошибки всегда будут возникать из-за множества факторов: грязи, мятой или порванной бумаги, изменений в макетах счетов и даже сканера ошибок.
Закон убывающей отдачи OCR
Поскольку ни одна система программного обеспечения для управления документами не обеспечит 100%-ное распознавание, независимо от того, проверяете ли вы все свои результаты дважды или принимаете нечетные результаты, проскальзывающие через сеть. К сожалению, он странный человек, проскальзывающий в сети, и его отслеживание стоит денег. Имеет смысл стремиться к максимально возможному уровню распознавания, но у такого подхода есть серьезный недостаток: он подчиняется закону убывающей отдачи от OCR. Чем больше времени и денег вы потратите на улучшение качества оптического распознавания символов, тем меньше признания вы получите.
Если ваше программное обеспечение для управления документами достигает уровня распознавания 80%, вам может потребоваться потратить 5000 фунтов стерлингов, чтобы получить улучшение на 5%. Как только вы доберетесь до 90%, те же 5% могут стоить 50 000 фунтов стерлингов.
Бумага = Стоимость
Когда вы смотрите на стоимость создания и обработки бумажного счета, сразу бросается в глаза одна вещь — СТОИМОСТЬ. Независимо от того, тратите ли вы время и деньги на чтение газеты или вкладываете их в электронный поиск и обработку с помощью серверных систем с программным обеспечением для управления документами.
На многих уровнях, таких как экология, скорость, стоимость и надежность, электронная коммерция — это правильный путь.
Электронная коммерция – не запугать «маленького парня»?
Хорошо, если вы принимаете какую-то электронную коммерцию, которая имеет смысл, как мы можем связаться с «маленьким парнем», который не вложился в программное обеспечение для управления документами? Необходим новый подход, который дополнит существующую инфраструктуру, но даст нам больше гибкости. Снова сосредоточившись на «маленьком парне», в 9 случаях из 10 он будет использовать компьютерную систему для выставления счета. Так почему же он скрывает данные своего компьютера на бумаге только для того, чтобы получатель преобразовал бумажный счет обратно в электронный файл или, по крайней мере, повторно ввел его в систему AP на другом конце?
Навязывание, требование или даже принуждение небольшого поставщика к небольшому EDI / индивидуальному решению для электронной коммерции не будет хорошо воспринято. Зачем «маленькому парню» утруждать себя и тратить средства на внедрение EDI, когда его клиент получает от этого все преимущества. Этот трюк работает, только если вы очень важный клиент с большой властью!
Есть ли простой ответ, который все пропустили до сих пор? Нет, мы этого не знаем! Необходимо разнообразие недорогих вариантов электронной коммерции.
Разумные варианты
Ответственный партнер должен предлагать ряд вариантов электронной коммерции, и хорошей отправной точкой является вопрос о том, что может предоставить поставщик. Инвестировали ли они уже в программное обеспечение для управления документами, и если да, то на что оно способно?
• Может ли ваш поставщик отправить текст в любом из следующих форматов: XML, CSV, EDI или текст ASCII?
• Можете ли вы загрузить изображение счета в формате Adobe PDF?
• Если ответ на приведенный выше вопрос «нет», вы можете рассмотреть простую альтернативу. Доступен простой недорогой «клиент захвата печати», который берет данные с принтера и преобразует их в электронный формат (например, текст ASCII), который затем можно автоматически отправить по электронной почте.
• Для поставщиков, у которых нет компьютеризированной системы, предоставьте им электронную таблицу для заполнения, которую можно отправить по электронной почте, или веб-портал/форму HTML, где можно зафиксировать данные счета.
свежее мышление
Если вы собираетесь предлагать несколько способов выставления счетов, вам нужны инструменты для эффективной обработки этих вариантов. Программное обеспечение для управления выводом (например, Formate ) является идеальным «центром перевода документов» для этого.
Для простой электронной коммерции программное обеспечение для управления печатью (OMS) выполняет 3 основные функции, а именно:
1. Импорт. OMS будет собирать данные практически любого типа, будь то файлы CSV, текст ASCII, XML, EDI, данные в электронных письмах, данные с веб-сайтов и даже электронные таблицы MS XLS.
2. Распознать и подтвердить — OMS прочитает данные и проверит, что было получено, прежде чем предпринимать дальнейшие действия. Ошибки будут обнаружены и устранены в рамках рабочего процесса.
3. Перевод — OMS переведет счет и сделает его доступным практически для любого бэк-офиса бизнес-системы (от SAP до Sage). Он также будет создавать удобочитаемые копии для долгосрочного архива, которые могут быть автоматически загружены в архив программного обеспечения для управления документами — счета-фактуры в Великобритании должны храниться в течение 7 лет в соответствии с правилами НДС / налогов.
Некоторые поставщики могут отправить по электронной почте только изображение счета в формате PDF. В этом случае большинство систем OMS могут извлечь PDF-вложение из электронного письма и отправить его в систему распознавания документов. Затем он может пройти процесс утверждения, прежде чем будет заархивирован в архив программного обеспечения для управления документами ( ). Для поставщиков, которые могут печатать только бумажные счета, есть даже недорогой клиент захвата, который берет данные с принтера и отправляет их по электронной почте обратно на сервер OMS для обработки.
Компании, уже использующие программное обеспечение EDI, могут использовать OMS для создания удобочитаемых копий транзакций EDI (обычно в формате PDF) и сохранения их в системе управления документами. Когда в процессе EDI возникают ошибки, OMS — это идеальный способ обнаружить ошибку и инициировать процедуру рабочего процесса для решения проблемы.
